Материал: ОСНОВЫ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ФОРМАМИ В WORD 2002/XP - Методические указания и задания

Предмет: Методические указания

Просмотров: 400


2.1. использование встроенных шаблонов и мастеров при создании электронной формы

 

Электронная  форма,  как  и  обычный  документ,  создается  на основе шаблона.

Шаблон          включает        в          себя     части   документа       и          средства,

характерные для документов данного типа, а именно:

•           текст;

•           колонтитулы;

•           сноски;

•           рисунки;

•           параметры страницы;

•           стили;

•           элементы автотекста;

•           макросы;

•           пользовательские меню и команды;

•           панели инструментов и кнопки;

•           комбинации клавиш.

При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы, что позволяет экономить  время  при  подготовке  документов,  избегать  опечаток  в общих местах, привести документы одного типа к общему формату и виду.

Шаблоны являются файлами с расширением dot и, как правило, хранятся   для   быстрого   доступа   в   определенных   папках,   которые указаны    с    помощью    команды    СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ,    вкладка

РАСПОЛОЖЕНИЕ. Шаблоны представлены на вкладках диалогового

окна ШАБЛОНЫ команды ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ, причем элементы вкладок соответствуют файламшаблонам, а вкладки – подчиненным папкам папок хранения шаблонов на вкладке РАСПОЛОЖЕНИЕ.

Шаблоны делятся на:

•           встроенные, поставляемые вместе с Word;

•           созданные пользователем.

По умолчанию новый документ создается на основе встроенного шаблона ОБЫЧНЫЙ (Normal.dot), что соответствует выбору команды ФАЙЛ/СОЗДАТЬ,   ссылка   ОБЩИЕ   ШАБЛОНЫ,   вкладка   ОБЩИЕ,

НОВЫЙ ДОКУМЕНТ либо ссылка НОВЫЙ ДОКУМЕНТ, либо кнопка

СОЗДАТЬ    на    панели    инструментов    СТАНДАРТНАЯ.    Шаблон

ОБЫЧНЫЙ  является  глобальным,  так  как  средства  этого  шаблона

 

 

доступны для любого документа даже при создании последнего на основе другого шаблона. В таком случае загружаются, по крайней мере, два шаблона (шаблон документа и глобальный шаблон ОБЫЧНЫЙ). Если элемент, например макрос, в загруженных шаблонах имеет одинаковое  имя,  то  Word  ищет  его  следующим  образом:  сначала  в самом документе, затем, при отсутствии элемента в документе, в шаблоне документа, потом в шаблоне ОБЫЧНЫЙ, в конце в дополнительных глобальных шаблонах (когда они существуют), просматривая их в алфавитном порядке.

 

Упражнение.

Создайте электронную форму-письмо, используя встроенный шаблон СТАНДАРТНОЕ ПИСЬМО.

1.    Выберите команду ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ,

вкладка   ПИСЬМА   И   ФАКСЫ,   СТАНДАРТНОЕ   ПИСЬМО   и установите переключатель ДОКУМЕНТ.

2.    Заполните форму произвольными данными.

3.         Сохраните заполненную форму как документ Word в папке МОИ ДОКУМЕНТЫ или USER под именем ПИСЬМО1 (команда ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ КАК).

4.    Закройте форму.

 

Некоторые из встроенных шаблонов являются мастерами (расширение wiz). Они содержат в своем названии слово МАСТЕР в диалоговом окне ШАБЛОНЫ, а также их значки имеют стилизованное изображение   волшебной   палочки   .  Пользователь,  в   процессе создания документа или шаблона, отвечает на вопросы и выбирает из предложенных вариантов, а Word конструирует документ или шаблон, применяя полученные ответы.

На основе документов, встроенных шаблонов, с помощью мастеров можно создавать пользовательские шаблоны.

Электронную форму целесообразно сохранять как пользовательский шаблон, т.к. форма используется многократно и при

этом достаточно велика вероятность ее случайной порчи, а шаблон на диске    неизменен.    В    этом    случае    шаблон    является    как    бы

«незаполненной формой» и может быть использован повторно.

 

 

Упражнение.

Создайте шаблон электронной формы-письма, используя мастер писем. Создайте форму на основе этого шаблона и заполните ее данными.

1.         Выберите команду ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ, вкладка ПИСЬМА И ФАКСЫ, МАСТЕР ПИСЕМ и установите переключатель ШАБЛОН.

Примечание. В левом верхнем углу открывшегося окна должно быть указано имя ШАБЛОН, а не ДОКУМЕНТ, в противном случае создан документ, который можно далее сохранить как шаблон.

2.         Выберите СОЗДАТЬ ОДНО ПИСЬМО.

3.         В окне МАСТЕР ПИСЕМ установите следующие параметры:

-           на  вкладке  ФОРМАТ  ПИСЬМА  выберите  шаблон-основу СТАНДАРТНОЕ ПИСЬМО и стиль письма СТРОГИЙ, не используйте строку даты и колонтитулы;

-           на   вкладке   ПОЛУЧАТЕЛЬ   не   указывайте   сведения   о получателе письма, выберите приветствие ДЕЛОВОЕ;

-           на   вкладке   ОТПРАВИТЕЛЬ   не   указывайте   сведения   об отправителе письма, выберите заключение.

4.         Задайте в качестве папки хранения шаблонов пользователя свою

пустую  папку.  Для  этого  выберите  команду СЕРВИС/ПАРАМЕТРЫ, вкладка РАСПОЛОЖЕНИЕ, выделите элемент ШАБЛОНЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ и нажмите кнопку ИЗМЕНИТЬ. В открывшемся диалоговом окне ИЗМЕНЕНИЕ РАСПОЛОЖЕНИЯ  укажите  новое  расположение  папки  с шаблонами пользователя.

5.         Сохраните        шаблон        формы        с        помощью        команды ФАЙЛ/СОХРАНИТЬ КАК в своей папке под именем НОВОЕ_ПИСЬМО, тип файла – ШАБЛОН ДОКУМЕНТА.

6.         Закройте шаблон формы.

7.         Создайте форму на основе шаблона НОВОЕ_ПИСЬМО с помощью команды ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ОБЩИЕ ШАБЛОНЫ, вкладка ОБЩИЕ, НОВОЕ_ПИСЬМО и переключатель ДОКУМЕНТ, выберите ОДНО ПИСЬМО и закройте окно МАСТЕР ПИСЕМ. Заполните форму произвольными данными.

Примечание. Если невозможно изменение папки хранения шаблонов пользователя, то следует сохранить шаблон формы в нужной папке, а затем выбрать команду ФАЙЛ/СОЗДАТЬ, ссылка ВЫБОР ДОКУМЕНТА и выделить файл шаблона.

8.         Сохраните  заполненную  форму  как  документ  Word  под  именем

ПИСЬМО2 в папке МОИ ДОКУМЕНТЫ или USER.