Материал: Управление организационными изменениями – Учебник (Широкова Г.В.)

Предмет: Управление

Просмотров: 11468


3.1.1. модель структурного реагирования организации на изменения среды

 

Структура организации результат управленческих решений, которые могут быть либо прогрессивными, либо реакционными, но в любом случае на них оказывает сильное воздействие организационное окружение. Практика показывает, что ни одна структура не является унифицированной ни в пространстве (подходит для всех организаций), ни во времени. Каждый  структурный вариант  эффективен  до тех  пор, пока он соответствует  требованиям  организационного окружения.  Соответственно, новые типы окружения требуют создания новых структур.

Предлагаемая в настоящем исследовании организационная модель взаимозависимости "среда – структура", и, соответственно, схема структурного реагирования организации на изменения среды, строится на предположении, что различные структурные типы  поведения организации возможно соотнести с контекстуальными (содержательными) переменными в организационном окружении хозяйственного объекта.

Разработка модели структурного реагирования предприятия на изменения среды и процедура ее реализации осуществляется поэтапно (рис.

3.1). Основные этапы процедуры соотнесены с теоретико-эмпирическим и практическим аспектами формирования и реализации модели, а именно:

этапы формирования системы структурных измерений (параметров и переменных) среды, типология среды (определение структурных типов

внешнего окружения), формирование системы структурных измерений организации (базовых параметров и контекстуальных переменных), типология организационных структур (определение структурных типов поведения организации) – теоретический уровень исследования проблемы;

этап разработки механизмов структурного реагирования на среду,

установление эталонных соотношений «среда-структура», формирование информационного пространства решений по организационным изменениям – эмпирический уровень;

этап разработки и внедрения организационных изменений, определение приоритетных направлений структурных изменений организации, оценка эффективности организационных мероприятий – практический уровень.

В последующих разделах рассмотрено содержание основных этапов и

шагов предлагаемой процедуры структурного реагирования.

 

 

 

 

Этап 1. Система

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ УРОВЕНЬ

 

Этап 2. Система структурных

структурных измерений среды

1.1. Измерения среды

1.2. Определение "идеализированных" ситуаций организационного окружения

измерений организации

2.1. Измерения структуры

2.2.Определение "идеализированных" структурных типов организации

 

ЭМПИРИЧЕСКИЙ УРОВЕНЬ

 

Этап 3. Механизмы структурного реагирования

3.1.      Установление            эталонных      соотношений

"среда-структура"

3.2. Формирование информационного пространства решений по организационным изменениям

 

ПРАКТИЧЕСКИЙ УРОВЕНЬ

 

Этап 4. Разработка и внедрение организационных изменений

4.1. Определение приоритетных направлений

и мероприятий по актуализации организационного потенциала

4.2. Оценка эффективности организационных решений и мероприятий

 

Рис 3.1. Схема структурного реагирования предприятия на изменения среды

 

 

Этап 1. Формирование системы структурных измерений среды

Теоретическое определение организационного окружения (этап 1.1)

можно установить путем выявления системы измерений, инвариантных многим типам окружения. На эмпирическом уровне исследования структурные измерения организации и среды либо отбираются априорно, либо их выводят экспериментальным путем. В настоящей работе для определения организационного окружения были приняты четыре измерения: сложность, неопределенность, стабильность и изменчивость.

Сложность.    В         качестве          измерения      организационного     окружения

сложностью интересовались многие теоретики. Например, одной из характеристик окружения, было "многообразие", которое вполне можно трактовать как сложность. В настоящей работе сложность среды обозначает количество и сходность факторов, существенно важных для функционирования и развития организации.

При построении шкалы “простота – сложность” на одном конце шкалы (“простота”) окажется ситуация, когда организация сталкивается

с окружением, имеющим сходные (однородные) и очень немногочисленные факторы. Нa другом конце ("сложность") окружение будет состоять из большого числа несходных (разнородных) факторов.

Неопределенность.  Существуют различные определения неопределенности как  в  узкоматематическом, так  и  в  самом  широком смысле.

Многие авторы отмечают, что неопределенность связана с информационными проблемами. В предлагаемом подходе неопределенность окружения означает  недостаточность информации относительно значимости факторов, а также невозможность определить эту значимость. Лица, принимающие решения в организации, как правило, должны иметь доступ к информации относительно этих факторов окружения в определенной ситуации. В неопределенной ситуации значимость различных факторов окружения и информации о них будут неопределенными.

Стабильность. Стабильность измерения среды часто упоминается в литературе  по  проблемам  организации  производственно-хозяйственной

деятельности и управлению. По нашему мнению, стабильность это измерение скорее типа  изменений, а не их темпов. Стабильность не следует приравнивать к отсутствию движения. Изменение может быть либо стабильным, либо нестабильным. В предлагаемой концепции управления организационными изменениями стабильность окружения означает  степень, в которой  важные  факторы окружения изменяются  соответственно прогнозам и по направлению, и по масштабам; она также определяет,  в какой степени значимость  конкретных переменных остается неизменной.

 

 

Существенно важные факторы окружения остаются значимыми даже при изменениях в стабильном окружении. Изменения в этих факторах поддаются прогнозированию.

Изменчивость.  Многие авторы, занимавшиеся исследованиями изменений в организационном окружении (среде) по существу отождествляли показатель изменчивости с понятием стабильности изменений. Высокие и низкие показатели изменений – понятия относительные, они могут иметь место как между, так и в пределах самых различных факторов окружения. В предлагаемой концепции показатель изменчивости в организационном окружении означает частоту изменений в значимых для организации факторах, а также масштабы таких изменений. Таким образом, высокий показатель изменчивости будет иметь место в таком организационном окружении, когда экономические условия часто изменяются и масштабы каждого изменения значительны.

Итак,  сложность,  неопределенность, стабильность и  изменчивость,

рассматриваемые как измеримые характеристики среды, могут быть использованы в качестве основы классификации и типологизации различных ситуаций организационного окружения (этап 1.2).

Так, по каждой паре характеристик можно сформировать матрицы,

включающие все возможные сочетания значений рассматриваемых признаков.

Подпись: ПростоеНа рис 3.2. представлена область возможных состояний среды по признакам «сложность-стабильность».

 

 

 

 

Сложное – стабильное (2)

 

 

Сложное – динамическое (3)

 

 

Простое – стабильное (1)

 

 

Простое – динамическое (2)

 

Подпись: сложноеПодпись: Состояние окружениястабильное     динамическое

 

Рис 3.2. Идеализированные виды организационного окружения по признакам "сложность-стабильность"

 

 

(1) Простое  стабильное  окружение  содержит относительно небольшое число существенно важных для организации факторов (институциональных, технологических, человеческих и. т.д.). В данном окружении взаимосвязи просты и осуществляются непосредственно. Например, предприятие непосредственно контактирует со своими заказчиками, поставщиками и служащими. Сложные виды взаимозависимостей отсутствуют.

Значение факторов окружения для организации либо очевидно, либо его легко установись. Например, организации, функционирующие в такой среде, могут легко выявить важный для них рыночный сектор или установить воздействие конкретного правительственного законодательства. Принятие решений довольно стандартно. Показатель изменений в этом окружении низок. Например, колебания нормы прибыли или цены на основное сырье нечасто и непоследовательно. Стабильность этого окружения характеризуется возможностью прогнозировать изменения. Так, изменения спроса потребителей на определенный период времени будет происходить в ожидаемом направлении и масштабах. Факторы окружения, важные для организации, практически остаются все время одинаковыми. Данное организационное окружение по существу совпадает с определением "однородно-стабильного" окружения у ряда авторов [32, 48].

(2) Сложное  стабильное  окружение.  Организации, функционирующие в этом окружении, сталкиваются с большим числом существенно важных факторов. Это насыщенное окружение, в котором конкурирующие организации приобретают все большую роль. Его можно сравнить с "турбулентно-реактивным"  окружением,  описанным  Эмери  и  Тристом [48]. Наблюдается не только наличие большого числа важных факторов окружения, но и большое несходство между этими факторами. Сложность окружения может зависеть от большого числа законодательных актов, рыночных секторов и различных технологий процесса. Часто оказывается необходимым одновременно иметь дело с несколькими заказчиками, агентами, покупателями, поставщиками и посредниками.

Данный вид окружения изменяется постоянными, стабильными темпами заранее предсказуемым образом. Информационные проблемы в основном связаны с количеством и диапазоном информации в сложных, но стабильных ситуациях. Однако поскольку требуется получить информацию о многих факторах окружения, возникают проблемы ясности информации. Кроме того, бывает трудно количественно оценить значимость различных факторов.

(3) Простое динамическое окружение  характеризуется небольшим количеством значимых для организации факторов. Кроме того, эти факторы, как правило, в какой-то степени сходны между собой. От простого

стабильного окружения данный  тип  окружения отличается изменчивостью. Так как это окружение динамично, то в нем может иметь место

 

 

большая степень неопределенности по сравнению с простым стабильным окружением.

4) Сложное динамическое окружение  аналогично турбулентной среде, описанной Эмери и Тристом, которые пришли к общему мнению,

что такой вид окружения будет отличаться крайне высокой степенью неопределенности, и даже хаотичности [17, 48].   Вследствие воздействия этой турбулентности на организацию возникает также состояние неравновесия, затруднения в  прогнозировании и  устаревания организационных

форм.

 

Этап 2. Формирование системы структурных измерений организации

На этом этапе процедуры разработки стратегического реагирования формируется система первичных измерений и контекстуальных переменных, в совокупности обеспечивающих возможность конструктивного описания структуры организации.

Большинство специалистов по проблеме организаций согласны с Вебером, что во всех организациях существуют две противоборствующие силы. Первая обозначается как "специализация" или "разделение труда". Вторую, зависимую от первой, называют "централизацией власти" или "координацией". Специализация и координация по существу своему идентичны понятиям "дифференциации" и "интеграции" у Лоуренса и Лорша

16]. Каковы бы ни были различия между существующими и проектируемыми организационными структурами, их лучше всего можно объяснить в терминах дифференциации и интеграции данных структур.

В предлагаемом подходе рассматриваются четыре первичные (основные) измерения организационной структуры.  Первые два   сложность структуры и открытость структуры связаны с организационной "дифференциацией" (в определении Лоуренса и Лорша). Аналогично, два других основных измерения координация структуры и гибкость  структуры соответствуют организационной "интеграции".

Сложность  структуры. Так как в различных структурных подразделениях профессиональные специальности, цели и управленческая ориентация могут быть как одинаковыми, так и разными, одна лишь сегментация не может адекватно объяснить сложность или дифференциацию. Выбор шести переменных основывался на предположении, что сложность организационной структуры возрастает с увеличением числа и разнообразия единиц, ролей, целей, специальностей  и прочих компонентов организации.

Переменные: число структурных подразделений; разнообразие структурных подразделений; степень специализации; степень профессионализма; число иерархических уровней; число организационных целей.

 

 

Открытость структуры. Второе основное измерение, связанное с организационной дифференциацией, это открытость структуры. Можно предположить, что сложность организационной структуры возрастает по мере того, как возрастает разъединение частей организации, число ее граничных контактов, источников информации, поступающей из среды и число контактов связи. Выявление переменных открытости структуры основывается на предположении, что взаимодействие организации со средой возрастает одновременно с увеличением сложности структуры.

Контекстуальные переменные: "проницаемость" границ; число граничных контактных подразделений; "разъединение" частей организации; число каналов связи; разнообразие источников информации; организационная независимость.

Координация структуры в целом ряде концептуальных исследований рассматривается как основа организации и суть управления (см. глава

1). Выбор параметров данного измерения учитывает тот факт, что традиционно иерархия, формальные линии власти и связанные с этим способы управления были главенствующими средствами осуществления координации в формальных организациях.

Переменные: стандартизация; иерархическая координация; степень формальной власти; централизация принятия решений; надежность правил; автономность подразделений.

Гибкость  структуры второе из основных измерений, связанное с интеграцией. Предполагается, что гибкость организационной структуры является функцией как от степени формализации, так и степени специфичности ролей и видов работы в рамках организации (а также связности, как условий согласования интересов). Большинство переменных, выделенных в рамках измерения гибкости структуры, не традиционна. Их основное назначение – отразить способность организации к изменениям и способность ее усваивать новые идеи, технологии и т.д., поступающие из среды.

Переменные: формализация; специфичность деятельности; процент подразделений технического обслуживания и адаптивных подразделений; процент постоянных и временных подразделений; постоянство взаимозависимостей; постоянство связей.

Содержательные (контекстуальные) переменные, выделяемые в рамках четырех первичных измерений организационной структуры, приведены в таблице 3.1. По каждой переменной возможны модификации, соответствующие специфике конкретного объекта исследования.

 

 

Таблица 3.1

Измерения и контекстуальные переменные организационной структуры

 

ИЗМЕРЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ

 

ДИФФЕРЕНЦИАЦИИ

 

1.0. СЛОЖНОСТЬ СТРУКТУРЫ

1.1. Число структурных подразделений

1.2. Разнообразие структурных подразделений

1.3. Степень специализации

1.4. Степень профессионализма

1.5. Число иерархических уровней

1.6. Число организационных целей

 

2.0. ОТКРЫТОСТЬ СТРУКТУРЫ

2.1. "Проницаемость" границ

2.2. Число граничных контактных подразделений

2.3. "Разъединение" частей организации

2.4. Число каналов связи

2.5. Разнообразие источников информации

2.6. Организационная независимость

 

ИЗМЕРЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ

 

ИНТЕГРАЦИИ

 

3.0. КООРДИНАЦИЯ СТРУКТУРЫ

3.1. Стандартизация

3.2. Иерархическая координация

3.3. Степень формальной власти

3.4. Централизация принятия решений

3.5. Надежность правил

3.6. Автономность подразделений

 

4.0. ГИБКОСТЬ СТРУКТУРЫ

4.1. Формализация

4.2. Специфичность работы/роли

4.3. Процент подразделений технического обслуживания и адаптив-

ных подразделений

4.4. Процент постоянных и временных подразделений

4.5. Постоянство взаимозависимостей

4.6. Постоянство связей

 

 

Рассмотрим четыре «идеализированные» структурные модели, использующие приведенные измерения и переменные и характеризующие современные организационные формы, встречающиеся в деловых и в промышленных организациях (рис. 3.3).

На рис 3.3 измерения сложность структуры и открытость  структуры  соединены вместе в целях упрощения и обозримости. Крайние точки объединения в матрице обозначены как "сложная" и "простая". Аналогично, названия "постоянная" и "временная" относятся к крайним точкам

 

 

Подпись: ВРЕМЕННОЕконтинуума,  образованного  путем  соединения  измерений  координация структур и гибкость структур.

 

 

СЛОЖНАЯ

 

 

Модель дифференциации среды

 

 

Модель системной самоорганизации

 

 

Модель функциональной эффективности

 

 

Интегрированная модель динамического размещения

ПРОСТАЯ

 

 

Подпись: ПОСТОЯННОЕСТАБИЛЬНАЯ          ДИНАМИЧЕСКАЯ

 

Рис. 3.3. "Идеализированные" организационные структуры

 

Модель Функциональной Эффективности представляет организации, структурная конфигурация которых проста, а структурная сложность незначительна. В эту идеализированную структурную форму включены организации, в которых одинаковые виды деятельности во избежание дублирования и для большей эффективности организованы в крупные функциональные подразделения. Обычно в виде отделов оформлены лишь основные организационные функции производство, финансы, маркетинг. Структуры относительно простые, имеющие небольшое число иерархических уровней управления (власти). Кроме того, относительно проста и структура организационных целей, большинство организационных единиц имеют общие основные цели с головной организацией.

Структура организации по этому типу модели по сути своей – закрытая, границы организации четко определены, влияние внешней среды ограничено функциями материально-технического снабжения и реализации. Координация строго определена, предписана и осуществляется прежде всего при помощи иерархических связей. Существует большое количество стандартных операционных процедур, и пользуются ими очень широко. Формальная власть облечена высокими полномочиями на своих иерархических постах и осуществляется "сверху-вниз". Централизация принятия

 

 

решений велика, при соответствующем низком уровне участия со стороны членов организации. Для большого количества ситуаций существует такое же большое количество правил. Автономность подразделений друг от друга велика, т.к. функции четко определены, изолированы и остаются неизменными. Внутренняя взаимозависимость обычно выражается в форме совместных усилий взаимосвязанности последовательных заданий.

Второй идеализированный структурный тип – Модель Дифференциации  Среды  представляет организации, в высшей степени дифференцированные в их реагировании на сложность многочисленных продуктов и на неопределенность различных рынков.

Структуры или организации, описываемые этой моделью очень сложны имеется много разнообразных структурных подразделений, которые соответствуют различным организационным функциям и наиболее важным сегментам среды. К таким подразделениям относятся не только различные функциональные подразделения, но также и подразделения, соответствующие различным рынкам продуктов Специализация обычно высока, в связи с чем возникает необходимость высокой профессиональной подготовки и специальных знаний со стороны многих членов организации. Наличие многих целей, соответствующих различным организационным функциям и различным сегментам среды, способствует созданию сложной целевой структуры.

Структуры обычно имеют гибкие и довольно нечеткие границы, что способствует открытости к воздействиям со стороны среды. В этих структурах можно столкнуться с большим числом граничных ("входныхвыходных") подразделений, соответствующих важным сегментам среды Организационные подразделения, производственные мощности и штаты сотрудников часто могут быть пространственно "рассеяны" по большому географическому ареалу.

Иерархия главный способ осуществления координации в структурах по  данной  модели.  Организационные структуры  довольно  гибкие,  т.к.

предполагается неизменность во взаимоотношениях отделов, структуре работы, предписанной роли в организации и т.п.

В третью идеализированную структурную форму, названную Интегрированной Моделью  Динамического Размещения, включены организации, структура которых в состоянии реагировать на сдвиги во времени и на условия территориального размещения.

В организационных структурах этой модели координация не ограничивается иерархическими средствами ее осуществления. Помимо иерархических каналов координация может проводиться при помощи самых различных интегрирующих механизмов, в том числе разрабатываемых в настоящем пособии.

 

 

Структура организации гибкая, имеющая низкий уровень формализации. По сравнению с моделями, описанными выше, в структуре данной модели соотношение адаптивных подразделений и подразделений материально-технического обслуживания высокие. Адаптивные подразделения – это подразделения, которые решают проблему адаптации к изменению среды путем модификации структурных зависимостей. Многие из организационных подразделений в структуре модели данного типа проектируются как целевые.

Модель Системной  Самонастройки представляет организации, в высшей степени дифференцированные в плане структурных компонентов

и открытости по отношению к среде. Этой организационной структуре

присуще наличие большого числа подразделений, соответствующих всем главным организационным функциям и наиболее важным сегментам среды. Организационные функции подразделений становятся более широкими, отделами становятся, например, направления по отдельным рынкам, проектам ограниченного срока действия и т.п. Структурные границы организаций – гибкие и несколько неопределенные. Это создает открытость структуры к воздействию среды. Для преодоления  неопределенности воздействия среды создается необходимое количество входных и выходных подразделений, которые обеспечивают как поддержку, так и обратную связь со средой. Вполне вероятно, что многие организационные части пространственно рассеяны. Связь осуществляется по многим направлениям и выходит за рамки иерархии. Используются многие источники информации из среды. Организационная взаимозависимость очень высока, развиваются отношения симбиоза и синергизма. Как реакция на увеличение числа и многообразия компонентов среды, возрастает число и многообразие структурных подразделений. Организации требуются структурные подразделения, которые ориентированы не только на экономическую деятельность, но также и на требования со стороны многочисленных и разнообразных сфер внешней среды, в том числе  – групп потребителей, защитников окружающей среды и гражданских прав, профсоюзов и многих других.

Структуры, представленные этой моделью, в существенной степени меньше интегрируются при помощи постоянно действующего иерархического механизма. Структурная гибкость, необходимая в условиях изменения среды, обеспечивается за счет сокращения постоянных взаимосвязей, объединений и реагирования. Число стандартных операционных процедур уменьшается. Координация индивидуальной и организационной деятельности в основном будет осуществляться специальными "интеграторами", среди которых могут быть и целевые группы. Власть основывается на служебном положении, административный механизм по-прежнему играет

 

 

важную роль, но возникают и начинают преобладать другие основания власти

Быстрое изменение среды уменьшает возможность формализации и четкой  регламентации  деятельности.  Минимально  используются  формальное описание обязанностей на среднем и высшем уровне. Из-за быстрого изменения среды будут создаваться организационные подразделения для  осуществления  организационной  адаптации.  Процент  постоянных

подразделений по сравнению с целевыми снижается. Многие подразделения и отделы намеренно проектируются как целевые, временные.

Особенности контекстуальных переменных в идеализированных моделях организационной структуры приведенных моделей структурной организации сведены в таблицу 3.2.

 

Таблица 3.2

Спецификация контекстуальных переменных в идеализированных моделях организационной структуры

 

 

Модель функциональной эффективности

Модель дифференциации среды

Интегрированная модель динамического размещения

Модель системной самонастройки

1.0. СЛОЖНОСТЬ СТРУКТУРЫ

1.1. Число структурных подразделений

Небольшое число структурных единиц

Большое число структурных подразделений

Большое число струк-

турных подразделений

Много подразделений, соответствующих главным организа ционным функциям и наиболее

важным сегментам среды

1.2. Разнообра-

зие структурных подразделений

Одинаковые виды

деятельности организованы в функциональные подразделе ния

Возрастает разнооб-

разие   структурных подразделений

Высокое разнообразие

структурных подразде-

лений

Подразделения   соответствуют

главным организационным функциям и наиболее важным сегментам среды

1.3. Степень специализации

Основные организа-

ционные функции оформлены в виде

отделов

Степень          специали-

зации невысока

Степень          специализации

высока

Структурные компоненты

дифференцированы и специа-

лизированы

1.4. Степень профессионализма

Необходимость          уз-

копрофессиональных знаний

Необходимость

специальных знаний

Необходимость  профес-

сиональных знаний

Высокий         профессионализм

большинства членов  организа-

ции

1.5. Число ие-

рархических уровней

Небольшое число ие-

рархических уровней управления

Большое          число

уровней иерархии

Большое число уровней

иерархии

Большое число уровней иерар-

хии

1.6. Число ор-

ганизационных целей

Структура целей от-

носительно проста.

Сложная целевая

структура

Очень сложная целевая

структура

Очень сложная динамичная це-

левая структура

 

Модель функциональной

эффективности

Модель дифференциации

среды

Интегрированная модель динамического

размещения

Модель системной

самонастройки

2.0. ОТКРЫТОСТЬ СТРУКТУРЫ

2.1."Проницае-

мость" границ

Границы         организа-

ции     трудно            прони-

цаемы

Гибкие границы

Гибкие, нечеткие гра-

ницы

Структурные границы гибкие и

неопределенные

2.2. Число граничных  контактных под-

разделений

Подразделения          гра-

ничных           контактов ограничены    функ-

циями снабжения      и реализации

Большое число гра-

ничных подразделе-

ний,    соответствую-

щих     важным          сег-

ментам среды

Большое          число  гра-

ничных           подразделе-

ний

Необходимое количество гра-

ничных           подразделений, обес-

печивающих связь со средой

2.3.      "Разъединение" частей организации

Большинство      под-

разделений территориально расположены компактно

Подразделения          мо-

гут  быть  простран-

ственно "рассеяны"

Подразделения          про-

странственно  "рассея-

ны"

Подразделения     могут     быть

пространственно "рассеяны" по большому географическому ареалу

2.4. Число ка-

налов связи

Влияние         внешней

среды ограничено

Каналы  внутренних

связей многочис-

ленны и шире фор-

мальной иерархии

Каналы внутренних и

внешних связей мно-

гочисленны

Каналы связей многочисленны

и разнообразны

2.5. Разнообразие источников информации

Направленность        ин-

формационных          свя-

зей – вертикальная

Разнообразные          ис-

точники          информа-

ции из среды

Поток  информации

имеет  несколько       на-

правлений

Используются многие источни-

ки информации из среды

2.6.Организаци онная незави-

симость

Подразделения  имеют

общие цели с головной организацией

Организационная

зависимость   под-

разделений

Организационная      не-

зависимость   подраз-

делений

Высокая          организационная       не-

зависимость подразделений

 

Модель функциональной

эффективности


Загрузка...